Pre-exportcertificaat

Het pre-exportcertificaat vervangt het Europees Communicatie Document (ECD). De lidstaten van de EU wisselen met dit certificaat fytosanitaire informatie uit zodat een exportcertificaat afgegeven kan worden. De lidstaat waar de planten geteeld zijn wisselt informatie uit met de lidstaat die het materiaal exporteert. Hieronder wordt beschreven hoe het proces verloopt als het materiaal vanuit Nederland via een andere EU-lidstaat naar een derde land moet worden geëxporteerd.

Om verklaringen vanuit Nederland mee te kunnen geven naar een andere EU-lidstaat, om vandaaruit te kunnen exporteren naar een derde land, kan in e-CertNL een pre-exportcertificaat opgemaakt worden. Hier kan ook een waarmerking van het document aangevraagd worden.

U kunt zelf een pre-exportcertificaat opmaken en aanvragen als:

u in Nederland teelt*, en
u dit materiaal verhandelt naar een andere EU-lidstaat, en
uw klant dit materiaal wil verhandelen naar een derde land buiten de EU, en
voor export extra informatie nodig is die niet aan het product zichtbaar is zoals productie- en teeltomstandigheden of land- en gebiedsvrijheden.

* Het is mogelijk voor niet-Nederlands materiaal een pre-exportcertificaat op te maken als de benodigde verklaring is gebaseerd op een behandeling, verwerking of toets die in Nederland heeft plaatsgevonden.

Welke stappen moeten er genomen worden?

Voordat het pre-exportcertificaat opgemaakt kan worden is het van groot belang te weten welke verklaringen de andere EU-lidstaat nodig heeft om het materiaal naar een derde land te kunnen exporteren. De verklaring bepaalt of een inspectie (incl. daarbij behorende kosten) noodzakelijk is of niet. Verklaringen gericht op de teelt-, groeiomstandigheden of landvrijheden kunnen afgegeven worden zonder inspectie. Daarvoor kan de waarmerking van het pre-exportcertificaat op afstand plaatsvinden.
Maak in e-CertNL de aanvraag aan.
Op de handwijzer is zichtbaar welke dekkingen nodig zijn om de gewenste verklaring te kunnen gebruiken. Let op dat als er geen inspectie nodig is, en er wordt gekozen voor waarmerken op afstand dat dan locatie ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' wordt gekozen als inspectielocatie. Het gewaarmerkte pre-exportcertificaat wordt dan per post naar u toegestuurd.
Naktuinbouw beoordeelt de aanvraag en na akkoord wordt het pre-export certificaat gewaarmerkt. Dit gewaarmerkte pre-exportcertificaat moet dan met de zending mee naar de EU-lidstaat.

Enkele belangrijke punten rondom het pre-export certificaat vanuit de NVWA instructie

Afgifte vindt plaats op verzoek van de professionele marktdeelnemer door de bevoegde autoriteit. (In Nederland zijn de keuringsdiensten de bevoegde autoriteiten.)
Afgifte kan alleen plaatsvinden zolang de planten, plantaardige producten of andere materialen zich in de bedrijfsruimten van de professionele marktdeelnemer bevinden. Of, indien zij deze bedrijfsruimten hebben verlaten op voorwaarde dat inspecties en, waar nodig, bemonsteringen zijn uitgevoerd die bevestigen dat de betrokken planten, plantaardige producten of andere materialen beantwoorden aan één of meer van de hiervoor vermelde fytosanitaire voorschriften.
Het pre-exportcertificaat vergezelt de betrokken planten, plantaardige producten of andere materialen tijdens het verkeer ervan binnen het grondgebied van de Unie (tenzij er sprake is van elektronische uitwisseling tussen lidstaten).
Het pre-exportcertificaat wordt voorzien van de naam, handtekening en waarmerkstempel van de bevoegde functionaris. Tevens wordt de plaats en datum van afgifte vermeld.
Pre-exportcertificaten van andere lidstaten vervangen door een Nederlands exemplaar is geen optie.

Voorbeelden verklaringen

Hieronder een paar voorbeelden van verklaringen en de gevolgen van deze verklaringen voor het geheel proces.

Stel de verklaring "na inspectie vrij van ziekten en plagen" wordt gekozen. Dan houdt dat in dat een keurmeester deze partij moet inspecteren. Voor de ontvangende EU-lidstaat heeft dit geen toegevoegde waarde. Onderdeel van hun exportinspectie (voor het derde land) is een visuele partij-inspectie op ziekten en plagen. Het pre-exportcertificaat voegt in dit geval niets toe. Het leidt tot een onnodige inspectie.
Stel de verklaring "Perceel vrij" of "productieplaats vrij" van bepaalde organismen.
Per geval wordt dan bekeken en bepaald of NL hieraan kan voldoen. In veel gevallen kan bv. de veldkeuring hier de dekking voor zijn. Dan is een inspectie niet noodzakelijk. Naktuinbouw kan dan op afstand het pre-exportcertificaat waarmerken en per post opsturen. (wel inspectielocatie ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' kiezen in de aanvraag)
Stel de verklaring "land vrij" van bepaalde organismen wordt gekozen. Het systeem bepaalt of NL vrij is van dit organisme. Dan is een inspectie niet noodzakelijk. Naktuinbouw kan dan op afstand het pre-exportcertificaat waarmerken en per post opsturen. (wel inspectielocatie ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' kiezen in de aanvraag)

Maken pre-exportcertificaat

Hieronder wordt beschreven hoe het opmaken van een pre-exportcertificaat, in zowel zaaizaden als bomen jonge planten, in zijn werk gaat.

Het opmaken van een pre-exportcertificaat komt grotendeels overeen met het opmaken van een ‘gewoon’ exportcertificaat.

Hieronder staat kort beschreven hoe de opmaak van een pre-exportcertificaat in zijn werk gaat.

e-CertNL openen:

Ga naar e-CertNL
Log in met uw e-Herkenning
Open de applicatie ‘bomen jonge planten’ of 'zaaizaden'

Nieuwe aanvraag maken:

Via de knop ‘nieuwe aanvraag’ kunt u een nieuwe aanvraag maken.

Voer de exportdatum in
Klik op het lege vakje van ‘land van bestemming’ en voer hier Nederland in, klik op 'volgende'
Klik op ‘bewaar’
‘Verstrekking documenten’ komt in beeld. Dit moet altijd op lokaal staan.
Klik op volgende
Vul in het scherm ‘documenten’ voor Fytosanitair Pre-exportcertificaat model 11 een 1 in en druk op volgende.
Voer de transportgegevens in. De verschepingsdatum is de datum die op het pre-certificaat komt te staan als waarmerkdatum.
Kies bij transportmiddel het vervoersmiddel en klik op bewaar.
Al deze gegevens staan op het tabblad ‘zending’.
Linksboven vindt u het aanvraagnummer.
De exportdatum heeft u al eerder ingevuld.
De handelseenheid mag u op dit tabblad invullen, dit is niet verplicht. U kunt dit verder specificeren op orderregelniveau.
Daarna voert u het ‘adres exporteur’ in. Dit kunt u doen via het plusje wat ernaast staat. Hier kunt u ook een code invullen voor een volgende keer. Dan kan door op het witte vakje te klikken een keuze maken.
Dan vult u de ‘IBP Inspectielocatie’ in. Door op vakje te klikken kunt u een keuze maken. Staat het adres dat u wilt gebruiken voor de inspectie er niet tussen? Vul dan het digitale formulier in. Als u dit voor 15.00 uur instuurt voegen wij deze dezelfde dag nog toe. Dan gaan deze gegevens nog mee in de ‘nachtrun’ tussen de verschillende systemen. U kunt de nieuwe locatie dan de volgende dag gebruiken.
Let wel als het pre-exportcertificaat op afstand gewaarmerkt moet worden hier kiezen voor ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI'
‘Adres consignee’ moet ook nog ingevuld worden. Ook hier kunt u op het plusje klikken om het toe te voegen. U kunt het een code geven en voor een volgende keer op het witte vakje klikken en een keuze maken.
Scrol dan naar beneden naar ‘certificaatkenmerken’.
Het is hier verplicht om de IBP-productgroep in te vullen. Dit is van toepassing voor o.a. het kwalificatiesysteem van Naktuinbouw.
De transportgegevens heeft u al eerder ingevuld.
Als u alles heeft ingevuld, kunt u op ‘bewaar’ klikken.

Tabblad orderregel

Op het tabblad ‘orderregel’ specificeert u de producten. Klik op 'nieuwe orderregel'. (in geval van csv upload dan 'importeer')
Is op zendingsniveau niet de handelseenheid ingevuld? Dan kan dit op dit tabblad ingevuld worden.
Daarna kunt u de productnaam invullen. Dat is de botanische naam. Klik op het vakje om te beginnen met typen. Er komen dan diverse opties naar boven. Daar kunt u dan op klikken.
U ziet wederom 'IBP-inspectielocatie' staan. Voer hier de gewenst inspectielocatie in.
Bij ‘certificaatkenmerken’ kunt u, indien geëist, de behandeling invullen. Dit kan bij ‘treatment’. En naar aanleiding van de soort behandeling kunt u de overige informatie ook invullen.
Kies in CBN bij Land finale bestemming het derde land in waarnaartoe de collega EU-lidstaat het gaat exporteren. Voor CZZ is dit niet aan de orde.
Daarna komt onderaan ook het kopje ‘Exporteiskenmerken’. Dit verschilt per product welke er tevoorschijn komen. Deze velden moeten altijd ingevuld worden. Dit is de basis voor het ophalen van de eisen en dekkingen.
Heeft u alles ingevuld? Klik op ‘bewaar’.

Tabblad zekerheden

Via de knop zekerheden worden de eisen en dekkingen geactiveerd.
Als u op de knop ‘controleer zekerheden’ heeft geklikt, kunnen er eisen naar boven komen die nog niet zijn gedekt.
Daarnaast geven ze ook aan als eis ‘vraag inspectie aan’. Dit doen we bij het volgende tabblad. De inspectie kan pas, in geval van een pre-exportcertificaat, aangevraagd worden na invulling tabblad documenten.
Let op: als de knop ‘beheer eigen zekerheden’ oplicht dan is dit ook verplicht om nader te specifiëren.

Tabblad documenten

Bij dit tabblad kunt u het pre-certificaat oproepen en activeren. Eerst dienen echter de juiste verklaringen gekozen te worden.

Klik op verklaringsteksten en kies de gewenste verklaring(en). Deze moet door de EU-lidstaat aan u zijn doorgegeven. De gekozen verklaring bepaalt welke dekkingen nodig zijn om de verklaringen te kunnen afgeven en of er wel/geen inspectie moet plaatsvinden. Zie voor toelichting onze pagina over het pre-exportcertificaat.
Klik na het aanvinken op 'bewaar'
Om het pre-exportcertificaat te activeren kunt u rechts onderin, het lichtblauwe vakje, akkoord gaan met de voorwaarden.
Klik dan op ‘vraag afgifte documenten aan’.
Hier vult u de afgifteplaats in en klikt u op ‘vraag aan’.
Om het te checken kunt u het sjabloon openen. Rechtsboven op het pre-exportcertificaat staat een PCNU-nummer.
Het voorbeeld kunt u openen door op het icoontje van PDF te klikken.

Tabblad inspecties

Hier kunt u de inspectie aanvragen. Vul de gegevens in en klik op ‘inspecties aanvragen’. Let wel als het pre-exportcertificaat op afstand gewaarmerkt moet worden dan moet de locatie ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' zijn.
Als de inspectie op de juiste wijze is aangevraagd, komt er een ExternID-nummer naar boven. U weet dan dat de inspectie ook daadwerkelijk bij de planning is binnengekomen.
Het tijdstip moet vermeld worden met een dubbele punt ertussen.
Zie export en importinspectie aanvragen.
Hier kunt u ook de inspectielijst + handwijzer oproepen voor de keurmeester.

Indien op uw eigen locatie; Print hier het pre-exportcertificaat in drievoud uit (op wit A4 papier) en biedt dit aan de keurmeester aan.
Indien waarmerken op afstand hoeft u na activering van het pre-exportcertificaat en het aanvragen van de inspectie niets te doen. Het pre-exportcertificaat wordt per post verstuurd.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Ik heb het certificaat nog in mijn bezit, maar het is toch foutief ingevuld

Dit certificaat kunt u omruilen voor een nieuw certificaat. Maak op gebruikelijke wijze een nieuw (juist) certificaat op en vraag een inspectie aan. Geef tijdens de inspectie het oude foutieve certificaat en het nieuwe certificaat aan de keurmeester. De keurmeester neemt het oude in en waarmerkt het nieuwe. Let wel op de geldigheid van een certificaat.

Ik heb geen gestempeld sjabloon ontvangen, krijg ik deze nog? De keurmeester vraagt hier namelijk altijd om.

Nee, deze ontvangt u niet. De documenten die u gewend was te ontvangen zijn ingeruild voor één goedkeuringsbrief. Alleen als uw fytosanitair certificaat niet in e-CertNL is aangevraagd, ontvangt u nog een gestempeld sjabloon.

Mijn aanvraag is afgekeurd, moet ik deze nu opnieuw indienen?

Ja, wij proberen zoveel mogelijk deze situatie te voorkomen en met u samen te werken zonder uw aanvraag af te keuren. Mocht dit echter wel het geval zijn, moet u uw aanvraag opnieuw doen.

Kan ik meerdere vervangende certificaten in één keer aanvragen?

Nee, dat kan niet. Voor elk certificaat moet u een aparte aanvraag indienen.

Mijn reden voor de aanvraag staat niet genoemd tussen de keuzes, wat betekent dit voor mijn aanvraag?

U kunt zelf uw reden specificeren in het vrije tekstveld. Als het voor ons niet duidelijk is, nemen we contact op met u.

Wat zijn de contactgegevens van de andere keuringsdiensten?

KCB (groente- en fruit, potplanten en snijbloemen): www.kcb.nl, kcb@kcb.nl, (088) 308 82 00
NAK (landbouwgewassen en aardappelen): www.nak.nl, nak@nak.nl, (0527) 635350
BKD (bloembollen): www.bkd.eu, info@bkd.eu, (0252) 43 30 63

Ik wil mijn certificaat laten waarmerken op het kantoor Naktuinbouw. Kan dat?

Dat kan. Kiest u in de inspectie dan voor de inspectielocatie ‘waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI’. Alle onderliggende documenten stuurt u wél per e-mail door. Let op: de aanvraag moet vóór 15:00 uur aangevraagd zijn om dezelfde dag afgehandeld te worden. Aanvragen die na 15:00 uur binnenkomen, worden de volgende dag afgehandeld

De inspectielocatie staat niet aan mijn bedrijf gekoppeld en/of komt niet voor in e-CertNL. Hoe kan ik dat regelen?

Dit kunt u melden bij de planning via het digitale formulier. Zij voegen de locatie dan toe. Hier gaat echter wel een nachtrun overheen. De locatie is dan de volgende dag te gebruiken.

Is het tijdig maken en inspectie aanvragen via CLIENT import / e-CertNL voldoende om een inspectie buiten de reguliere tijden door te geven?

Nee. Aanvragen voor inspecties buiten de reguliere tijden dient u altijd per e-mail in bij de planning.

Ik wil mijn inspectie verplaatsen of annuleren. Kan dat via e-CertNL?

Nee. In e-CertNL worden exportinspecties aangevraagd. Echter het verplaatsen of annuleren van de inspectie aanvraag kan niet via e-CertNL. Dit dient u bij de planning te doen. Dit kunt u doen door het invullen en versturen van het digitale formulier op onze site. Dat maakt de verwerking voor de planning makkelijker en minder foutgevoelig. U hoeft maar een paar velden in te vullen en op verzenden te drukken.

TIP: plaats de link op uw bureaublad.

Hoe maak ik in e-CertNL duidelijk dat het om een vervangend certificaat gaat?

Kopieer de aanvraag van het te vervangen certificaat. Voer eventueel de wijzigingen door, sla die op en open op tabblad ‘documenten’ keuzevelden. Voer hier het certificaatnummer en de waarmerkdatum van het te vervangen certificaat in.

Wat is de geldigheid van de voorraadkeuring?

De geldigheid van de voorraadkeuring voor verse planten en plantmateriaal is acht dagen. Voor ingevroren product is dat één jaar.

Waarom valt een bepaalde orderregel niet door (status groen/ akkoord) in CBN vanuit CKB?

Vaak als een orderregel niet op status groen/ akkoord valt in CBN dan zit er een verschil in de productnaam en-of de exporteiskenmerken komen niet overeen. Zaak is om hier goed op te letten. Dit moet één op één overeenkomen in CBN en CKB

Wat wordt verstaan onder voorraad?

Een in voorraad gereedstaande hoeveelheid exportklaar product (bijvoorbeeld potplanten/ snijbloemen/ boomkwekerijproducten/ stekken/ groenten of fruit), die bij elkaar ter inspectie wordt aangeboden. De voorraad product bestaat uit de opgegeven partij(en) in het voorraadregister e-CertNL (dit zijn de orderregels). Deze kunnen gekeurd worden als ze in hal exportklaar staan maar, onder bepaalde voorwaarden, ook in de kas of het compartiment.

Is voorraadkeuring ook mogelijk buiten op het veld?

Momenteel is het alleen toegestaan op planten die klaar staan voor export of binnen in een kas of compartiment. Er wordt gekeken of in de toekomst, onder bepaalde voorwaarden, ook voorraadkeuringen buiten op het veld kunnen worden toegestaan. Zodra hier meer over bekend wordt dit kenbaar gemaakt.

Voor ons zou het beter zijn de producten al in voorraad te laten inspecteren? Is dat mogelijk?

Er is gewerkt aan een regeling die het mogelijk maakt om voorraad te inspecteren en af te boeken via het voorraadkeuringensysteem van e-CertNL. Aanmelden hiervoor kan via het digitale aanvraagformulier. De afspraken worden dan besproken en vastgelegd. Deze voorraadkeuringen moet u wel via het voorraadkeuringensysteem e-CertNL aanvragen.

Er wordt gesproken over 'bepaalde voorwaarden' om aan de erkenningsregeling deel te nemen. Waar moet ik dan aan denken?

De Voorwaarden erkenningsregeling voorraadkeuringen 1.2 gaan vooral over de traceerbaarheid, het gebruik van het voorraadkeuringensysteem e-CertNL en fytosanitaire garanties. Aanvullend worden er afspraken gemaakt over de uitvoering en organisatie van de exportinspectie.

Is deelnemen aan de erkenningsregeling de enige manier om voorraad te laten keuren voor VK?

Ja, alleen door de overeenkomst erkenningsregeling voorraadkeuringen VK aan te gaan is het laten inspecteren van de voorraad mogelijk. Op een andere manier is het niet mogelijk voorraad te laten keuren alles wordt dan per zending/fytosanitair certificaat gekeurd. (uitgezonderd export vaste planten)

Is het gebruik van het voorraadkeuringensysteem van e-certNL de enige manier om de voorraad ter inspectie aan te bieden en af te handelen?

Ja, dat is onderdeel van de voorwaarden. Alleen via dit voorraadkeuringensysteem en e-certNL bomen jonge planten (CBN) is het mogelijk de voorraad te laten inspecteren.

Hoe krijg ik mijn voorraad in het voorraadkeuringensysteem e-CertNL?

De schermen van het voorraadkeuringensysteem zijn vrijwel identiek aan die van de applicatie bomen jonge planten (CBN). Ook hier kunt u handmatig alles invoeren of kiezen voor uploaden vanuit een csv-bestand. Bij aanmelding voor de regeling volgt er een uitleg over de werking van dit systeem.

Moet de exporteur de erkenning aangaan of de eigenaar van de inspectielocatie?

De basis is dat degene die de aanvraag in e-CertNL maakt de houder van de erkenning is. Als de exporteur de erkenning heeft kan hij aangeven waar hij de voorraad gekeurd wil hebben. Maar hij moet wel voor die voorraad aan de algemene voorwaarden kunnen voldoen. Als de inspectielocatie de erkenning heeft moet hij aan de voorwaarden voldoen. Beide is mogelijk. In het voorraadkeuringensysteem kan de aanvrager aangeven wie zijn voorraad mag gebruiken en exporteren.

Een expediteur maakt mijn aanvragen in e-CertNL. Moet deze expediteur dan ook een erkenning hebben?

In dit geval moet de exporteur en de expediteur een erkenning hebben.