Het pre-exportcertificaat vervangt het Europees Communicatie Document (ECD). De lidstaten van de EU wisselen met dit certificaat fytosanitaire informatie uit zodat een exportcertificaat afgegeven kan worden. De lidstaat waar de planten geteeld zijn wisselt informatie uit met de lidstaat die het materiaal exporteert. Hieronder wordt beschreven hoe het proces verloopt als het materiaal vanuit Nederland via een andere EU-lidstaat naar een derde land moet worden geëxporteerd.
Om verklaringen vanuit Nederland mee te kunnen geven naar een andere EU-lidstaat, om vandaaruit te kunnen exporteren naar een derde land, kan in e-CertNL een pre-exportcertificaat opgemaakt worden. Hier kan ook een waarmerking van het document aangevraagd worden.
U kunt zelf een pre-exportcertificaat opmaken en aanvragen als:
- u in Nederland teelt*, en
- u dit materiaal verhandelt naar een andere EU-lidstaat, en
- uw klant dit materiaal wil verhandelen naar een derde land buiten de EU, en
- voor export extra informatie nodig is die niet aan het product zichtbaar is zoals productie- en teeltomstandigheden of land- en gebiedsvrijheden.
* Het is mogelijk voor niet-Nederlands materiaal een pre-exportcertificaat op te maken als de benodigde verklaring is gebaseerd op een behandeling, verwerking of toets die in Nederland heeft plaatsgevonden.
Welke stappen moeten er genomen worden?
- Voordat het pre-exportcertificaat opgemaakt kan worden is het van groot belang te weten welke verklaringen de andere EU-lidstaat nodig heeft om het materiaal naar een derde land te kunnen exporteren. De verklaring bepaalt of een inspectie (incl. daarbij behorende kosten) noodzakelijk is of niet. Verklaringen gericht op de teelt-, groeiomstandigheden of landvrijheden kunnen afgegeven worden zonder inspectie. Daarvoor kan de waarmerking van het pre-exportcertificaat op afstand plaatsvinden.
- Maak in e-CertNL de aanvraag aan.
- Op de handwijzer is zichtbaar welke dekkingen nodig zijn om de gewenste verklaring te kunnen gebruiken. Let op dat als er geen inspectie nodig is, en er wordt gekozen voor waarmerken op afstand dat dan locatie ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' wordt gekozen als inspectielocatie. Het gewaarmerkte pre-exportcertificaat wordt dan per post naar u toegestuurd.
- Naktuinbouw beoordeelt de aanvraag en na akkoord wordt het pre-export certificaat gewaarmerkt. Dit gewaarmerkte pre-exportcertificaat moet dan met de zending mee naar de EU-lidstaat.
Enkele belangrijke punten rondom het pre-export certificaat vanuit de NVWA instructie
- Afgifte vindt plaats op verzoek van de professionele marktdeelnemer door de bevoegde autoriteit. (In Nederland zijn de keuringsdiensten de bevoegde autoriteiten.)
- Afgifte kan alleen plaatsvinden zolang de planten, plantaardige producten of andere materialen zich in de bedrijfsruimten van de professionele marktdeelnemer bevinden. Of, indien zij deze bedrijfsruimten hebben verlaten op voorwaarde dat inspecties en, waar nodig, bemonsteringen zijn uitgevoerd die bevestigen dat de betrokken planten, plantaardige producten of andere materialen beantwoorden aan één of meer van de hiervoor vermelde fytosanitaire voorschriften.
- Het pre-exportcertificaat vergezelt de betrokken planten, plantaardige producten of andere materialen tijdens het verkeer ervan binnen het grondgebied van de Unie (tenzij er sprake is van elektronische uitwisseling tussen lidstaten).
- Het pre-exportcertificaat wordt voorzien van de naam, handtekening en waarmerkstempel van de bevoegde functionaris. Tevens wordt de plaats en datum van afgifte vermeld.
- Pre-exportcertificaten van andere lidstaten vervangen door een Nederlands exemplaar is geen optie.
Voorbeelden verklaringen
Hieronder een paar voorbeelden van verklaringen en de gevolgen van deze verklaringen voor het geheel proces.
- Stel de verklaring "na inspectie vrij van ziekten en plagen" wordt gekozen. Dan houdt dat in dat een keurmeester deze partij moet inspecteren. Voor de ontvangende EU-lidstaat heeft dit geen toegevoegde waarde. Onderdeel van hun exportinspectie (voor het derde land) is een visuele partij-inspectie op ziekten en plagen. Het pre-exportcertificaat voegt in dit geval niets toe. Het leidt tot een onnodige inspectie.
- Stel de verklaring "Perceel vrij" of "productieplaats vrij" van bepaalde organismen.
Per geval wordt dan bekeken en bepaald of NL hieraan kan voldoen. In veel gevallen kan bv. de veldkeuring hier de dekking voor zijn. Dan is een inspectie niet noodzakelijk. Naktuinbouw kan dan op afstand het pre-exportcertificaat waarmerken en per post opsturen. (wel inspectielocatie ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' kiezen in de aanvraag) - Stel de verklaring "land vrij" van bepaalde organismen wordt gekozen. Het systeem bepaalt of NL vrij is van dit organisme. Dan is een inspectie niet noodzakelijk. Naktuinbouw kan dan op afstand het pre-exportcertificaat waarmerken en per post opsturen. (wel inspectielocatie ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' kiezen in de aanvraag)
Maken pre-exportcertificaat
Hieronder wordt beschreven hoe het opmaken van een pre-exportcertificaat, in zowel zaaizaden als bomen jonge planten, in zijn werk gaat.
Het opmaken van een pre-exportcertificaat komt grotendeels overeen met het opmaken van een ‘gewoon’ exportcertificaat.
Hieronder staat kort beschreven hoe de opmaak van een pre-exportcertificaat in zijn werk gaat.
e-CertNL openen:
- Ga naar e-CertNL
- Log in met uw e-Herkenning
- Open de applicatie ‘bomen jonge planten’ of 'zaaizaden'
Nieuwe aanvraag maken:
Via de knop ‘nieuwe aanvraag’ kunt u een nieuwe aanvraag maken.
- Voer de exportdatum in
- Klik op het lege vakje van ‘land van bestemming’ en voer hier Nederland in, klik op 'volgende'
- Klik op ‘bewaar’
- ‘Verstrekking documenten’ komt in beeld. Dit moet altijd op lokaal staan.
- Klik op volgende
- Vul in het scherm ‘documenten’ voor Fytosanitair Pre-exportcertificaat model 11 een 1 in en druk op volgende.
- Voer de transportgegevens in. De verschepingsdatum is de datum die op het pre-certificaat komt te staan als waarmerkdatum.
- Kies bij transportmiddel het vervoersmiddel en klik op bewaar.
Al deze gegevens staan op het tabblad ‘zending’. - Linksboven vindt u het aanvraagnummer.
- De exportdatum heeft u al eerder ingevuld.
- De handelseenheid mag u op dit tabblad invullen, dit is niet verplicht. U kunt dit verder specificeren op orderregelniveau.
- Daarna voert u het ‘adres exporteur’ in. Dit kunt u doen via het plusje wat ernaast staat. Hier kunt u ook een code invullen voor een volgende keer. Dan kan door op het witte vakje te klikken een keuze maken.
- Dan vult u de ‘IBP Inspectielocatie’ in. Door op vakje te klikken kunt u een keuze maken. Staat het adres dat u wilt gebruiken voor de inspectie er niet tussen? Vul dan het digitale formulier in. Als u dit voor 15.00 uur instuurt voegen wij deze dezelfde dag nog toe. Dan gaan deze gegevens nog mee in de ‘nachtrun’ tussen de verschillende systemen. U kunt de nieuwe locatie dan de volgende dag gebruiken.
Let wel als het pre-exportcertificaat op afstand gewaarmerkt moet worden hier kiezen voor ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' - ‘Adres consignee’ moet ook nog ingevuld worden. Ook hier kunt u op het plusje klikken om het toe te voegen. U kunt het een code geven en voor een volgende keer op het witte vakje klikken en een keuze maken.
Scrol dan naar beneden naar ‘certificaatkenmerken’. - Het is hier verplicht om de IBP-productgroep in te vullen. Dit is van toepassing voor o.a. het kwalificatiesysteem van Naktuinbouw.
- De transportgegevens heeft u al eerder ingevuld.
- Als u alles heeft ingevuld, kunt u op ‘bewaar’ klikken.
Tabblad orderregel
- Op het tabblad ‘orderregel’ specificeert u de producten. Klik op 'nieuwe orderregel'. (in geval van csv upload dan 'importeer')
- Is op zendingsniveau niet de handelseenheid ingevuld? Dan kan dit op dit tabblad ingevuld worden.
- Daarna kunt u de productnaam invullen. Dat is de botanische naam. Klik op het vakje om te beginnen met typen. Er komen dan diverse opties naar boven. Daar kunt u dan op klikken.
- U ziet wederom 'IBP-inspectielocatie' staan. Voer hier de gewenst inspectielocatie in.
- Bij ‘certificaatkenmerken’ kunt u, indien geëist, de behandeling invullen. Dit kan bij ‘treatment’. En naar aanleiding van de soort behandeling kunt u de overige informatie ook invullen.
- Kies in CBN bij Land finale bestemming het derde land in waarnaartoe de collega EU-lidstaat het gaat exporteren. Voor CZZ is dit niet aan de orde.
- Daarna komt onderaan ook het kopje ‘Exporteiskenmerken’. Dit verschilt per product welke er tevoorschijn komen. Deze velden moeten altijd ingevuld worden. Dit is de basis voor het ophalen van de eisen en dekkingen.
- Heeft u alles ingevuld? Klik op ‘bewaar’.
Tabblad zekerheden
- Via de knop zekerheden worden de eisen en dekkingen geactiveerd.
- Als u op de knop ‘controleer zekerheden’ heeft geklikt, kunnen er eisen naar boven komen die nog niet zijn gedekt.
- Daarnaast geven ze ook aan als eis ‘vraag inspectie aan’. Dit doen we bij het volgende tabblad. De inspectie kan pas, in geval van een pre-exportcertificaat, aangevraagd worden na invulling tabblad documenten.
- Let op: als de knop ‘beheer eigen zekerheden’ oplicht dan is dit ook verplicht om nader te specifiëren.
Tabblad documenten
Bij dit tabblad kunt u het pre-certificaat oproepen en activeren. Eerst dienen echter de juiste verklaringen gekozen te worden.
- Klik op verklaringsteksten en kies de gewenste verklaring(en). Deze moet door de EU-lidstaat aan u zijn doorgegeven. De gekozen verklaring bepaalt welke dekkingen nodig zijn om de verklaringen te kunnen afgeven en of er wel/geen inspectie moet plaatsvinden. Zie voor toelichting onze pagina over het pre-exportcertificaat.
- Klik na het aanvinken op 'bewaar'
- Om het pre-exportcertificaat te activeren kunt u rechts onderin, het lichtblauwe vakje, akkoord gaan met de voorwaarden.
- Klik dan op ‘vraag afgifte documenten aan’.
- Hier vult u de afgifteplaats in en klikt u op ‘vraag aan’.
- Om het te checken kunt u het sjabloon openen. Rechtsboven op het pre-exportcertificaat staat een PCNU-nummer.
- Het voorbeeld kunt u openen door op het icoontje van PDF te klikken.
Tabblad inspecties
- Hier kunt u de inspectie aanvragen. Vul de gegevens in en klik op ‘inspecties aanvragen’. Let wel als het pre-exportcertificaat op afstand gewaarmerkt moet worden dan moet de locatie ‘Waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI' zijn.
- Als de inspectie op de juiste wijze is aangevraagd, komt er een ExternID-nummer naar boven. U weet dan dat de inspectie ook daadwerkelijk bij de planning is binnengekomen.
- Het tijdstip moet vermeld worden met een dubbele punt ertussen.
- Zie export en importinspectie aanvragen.
- Hier kunt u ook de inspectielijst + handwijzer oproepen voor de keurmeester.
Indien op uw eigen locatie; Print hier het pre-exportcertificaat in drievoud uit (op wit A4 papier) en biedt dit aan de keurmeester aan.
Indien waarmerken op afstand hoeft u na activering van het pre-exportcertificaat en het aanvragen van de inspectie niets te doen. Het pre-exportcertificaat wordt per post verstuurd.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Dit betreft de werkwijze voor een pre-exportcertificaat vanuit Nederland naar een andere EU-lidstaat. Maar wat is de werkwijze voor pre-exportcertificaten vanuit een andere EU-lidstaat naar Nederland?
Dit staat elders op onze site beschreven in het kader van handel van EU-materiaal het Verenigd Koninkrijk.
Is het mogelijk een pre-exportcertificaat aan te vragen voor niet Nederlands materiaal?
Ja, het is mogelijk voor niet-Nederlands materiaal een pre-exportcertificaat op te maken als de benodigde verklaring is gebaseerd op een behandeling, verwerking of toets die in Nederland heeft plaatsgevonden.
De gewenste of noodzakelijke verklaringstekst staat niet tussen de te kiezen verklaringen. Wat nu?
Stuur een mail naar de helpdesk met de gewenste verklaringstekst(en) en om welke product(en) het gaat. Dit wordt voorgelegd aan de NVWA en zij kijken of deze verklaringsteksten toegevoegd kunnen worden aan e-CertNL.
Ik koop mijn producten in een andere EU-lidstaat en verkoop het weer naar een andere EU-lidstaat. Nu vraagt de ontvangende lidstaat een pre-exportcertificaat met een verklaring over de teelt. Ik wil niet dat de mijn ontvangende klant weet waar ik mijn handel heb ingekost. Kan ik een pre-exportcertificaat overzetten naar een NL pre-exportcertificaat?
Nee, een pre-exportcertificaat uit een andere EU-lidstaat kan niet overgezet worden naar een Nederlands pre-exportcertificaat.
Is de opmaak in e-CertNL voldoende of moet er nog aanvullende informatie geleverd worden?
Uit het systeem komt een handwijzer. Daarop staat wat nodig is om de eisen te kunnen dekken. Deze dekkingen toont u tijdens de waarmerking van het pre-exportcertificaat. Een dekking kan ook de fysieke inspectie zijn maar vaak is dat niet nodig.
Is er ook een certificaatmodel (in e-CertNL model 11 genoemd) waar het pre-export certificaat op geprint moet worden?
Nee, het kan op wit A4 papier geprint worden.
Mag er afgeschreven worden op een Nederlands pre-export certificaat?
Nee, het is niet mogelijk om voor een grote partij een pre-export certificaat op te maken en die grote partij in gedeelten af te zetten middels afschrijven op het pre-exportcertificaat. Bij elke zending hoort een pre-exportcertificaat.
Is een inspectie noodzakelijk voor de afgifte van een pre-exportcertificaat?
Nee, dat is afhankelijk van de verklaringen die de exporteur aanvinkt. Deze keuze bepaalt welke dekkingen nodig zijn om aan die eis te voldoen. Meestal is een inspectie niet noodzakelijk en voegt deze niets toe.
Welke verklaring is nodig op het pre-exportcertificaat?
Dit moet de exporteur bij zijn importeur in de EU-lidstaat achterhalen. Welke verklaring heeft de importeur in de andere lidstaat nodig om de zending te exporteren naar het derde land? Er worden geen pre-exportcertificaten afgegeven zonder verklaringen, die hebben namelijk helemaal geen nut en waarde.
Valt de afgifte van een pre-exportcertificaat in de zaden ook, bij deelnemende zaadbedrijven, ook onder bonus-Malus?
Nee, de afgifte van een pre-exportcertificaat valt altijd in de steekproef. Dan worden ook alle onderliggende eisen en dekkingen gecontroleerd.