Import en exportinspectie aanvragen
Voor de afgifte van een fytosanitair certificaat is het noodzakelijk dat er een exportinspectie plaatsvindt. De exporteur vraagt de exportinspectie zelf aan via e-CertNL. De aanvraag van een importinspectie vindt plaats via CLIENT import.
Bij het aanvragen van een import- en exportinspectiebezoek zijn een aantal zaken van belang. Bijvoorbeeld de bedrijfstijden van Naktuinbouw, de inspectietijden, de inspectievoorwaarden en het servicelevel van Naktuinbouw.
Bedrijfstijden voor import- en exportinspecties
- De telefonische bereikbaarheid van de planning is van: maandag tot en met vrijdag tussen 08.00 en 17.00 uur.
- Inspecties op het bedrijf kunnen plaatsvinden van: maandag tot en met vrijdag tussen 08.00 en 19.00 uur. (aanvragen voor inspecties tussen 17.00 en 19.00 uur indienen bij de planning voor 13.00 uur)
Wilt u een fytosanitaire inspectie buiten de bedrijfstijden?
Dien dan een aanvraag in bij de planning. Aanvragen voor in het weekend vraagt u op vrijdag vóór 12.00 uur aan. Hiervoor gelden wel extra toeslagen.
- ’s Avonds tussen 19.00 en 22.00 uur en in de vroege ochtend tussen 05.00 en 07.00 uur geldt een toeslag van 50%.
- Zaterdag tussen 08.30 en 16.30 uur geldt een toeslag van 50%.
- Zondag tussen 08.30 en 16.30 uur geldt een toeslag van 100%.
Op Nieuwjaarsdag, Eerste Paasdag, Eerste Pinksterdag en Eerste Kerstdag voeren we geen inspecties uit. Op andere feestdagen kunnen inspecties uitgevoerd worden van 08.30 tot 16.30 uur. Het verzoek hiervoor dient, per mail, een werkdag ervoor voor 12.00 uur ingediend te zijn bij de planning. De toeslag is dan 100%. Inspecties aanvragen voor na 17.00 uur moeten voor 12.00 gemeld worden bij de planning. Anders kunnen we de inspectie niet garanderen.
Op andere tijden zijn geen inspecties mogelijk.
Formulier voor visuele partij-inspectie zaden
De exporteur dient bij de planning een dag van te voren door te geven als er partijen zijn die visueel geïnspecteerd moeten worden. Deze formulieren dienen voor 15.00 uur gemaild te zijn. Dan kunnen die nog dezelfde dag afgehandeld worden. Formulieren die later worden ingestuurd zullen de volgende dag in behandeling worden genomen.
Waarmerken fytosanitaire exportcertificaten op kantoor
Aanvragen om fytosanitaire certificaten te laten waarmerken op het kantoor van Naktuinbouw dienen voor 15.00 uur via e-CertNL aangevraagd te worden. Aanvragen die later binnenkomen, worden de volgende werkdag in behandeling genomen.
Afhandelen aanvragen replacement (vervangende) fytosanitaire certificaten
Aanvragen voor een replacement (vervangende) fytosanitaire certificaat dienen voor 15.00 uur bij de planning ingediend te zijn. Aanvragen die later binnenkomen, worden de volgende werkdag in behandeling genomen.
Tijdstip voor aanmelding van inspectiebezoek
- Maandag tot en met vrijdag dag tevoren voor 15:30 uur: inspectiebezoek de volgende dag vanaf 08:00 uur.
- Maandag tot en met vrijdag na 15:30 uur (dag tevoren) en vóór 08:00 uur: inspectiebezoek kan dezelfde dag vanaf 13:00 uur worden uitgevoerd. Hiervoor is het spoedtarief van kracht.
- Maandag tot en met vrijdag tussen 08:00 en 10:00 uur: inspectiebezoek kan dezelfde dag tussen 13.00 en 17.00 uur worden uitgevoerd, mits hier ruimte voor is. Hiervoor is het spoedtarief van kracht.
- Maandag tot en met vrijdag tussen 10:00 en 15:30 uur: inspectiebezoek kan de volgende reguliere werkdag vanaf 08:00 uur worden uitgevoerd.
- Aanvragen voor het weekend en/of feestdagen: het verzoek hiervoor dient, per e-mail, een werkdag ervoor voor 12:00 uur ingediend te zijn bij de planning.
In één inspectiebezoek kunnen meerdere inspecties worden aangevraagd/uitgevoerd.
Wijzigen of annuleren aanvraag exportinspectie
In e-CertNL worden exportinspecties aangevraagd. Echter het wijzigen, verplaatsen of annuleren van de inspectie aanvraag kan niet via e-CertNL. Dit dient u bij de planning te doen. Dit kunt u doen door het invullen en versturen van het digitale formulier op onze site. U hoeft maar een paar velden in te vullen en op verzenden te drukken. TIP: plaats de link op uw bureaublad.
Servicelevel
Om een efficiënte planning te kunnen maken is het belangrijk om de gegevens tijdig aan te leveren. Doe de aanvraag bij voorkeur een dag van tevoren. Importaanvragen dienen minimaal vier uur voor het gewenste inspectietijdstip bij de planning bekend te zijn. Maximaal drie uur na het gewenste tijdstip is het inspectiebezoek gestart. De exportinspecties vinden plaats in tijdsblokken. Als aanvrager kiest u zelf een tijdsblok. Om een efficiente planning te kunnen maken en onze goede dienstverlening te kunnen waarborgen vragen we u om vooral aan te vragen in de tijdsblokken 12:15 en anders 10:15 en 15:15. Als u op 12:15 aanvraagt dan zult u de middag ervoor rond 17 uur een mail ontvangen met de te verwachte tijd dat onze keurmeester komt.
Het inspectiebezoek wordt gestart binnen het tijdsblok. De tijdsblokken en de daarbij in e-CertNL in te voeren tijden zijn:
LET WEL: in e-CertNL kunt u elk willekeurig tijdstip invoeren. De planning plaatst dit tijdstip in het daarbij passende tijdblok. Dat kan dus vóór uw gewenste tijdstip liggen. Gebruik daarom de hierboven vermelde tijdsnotaties in uw aanvraag, dan is er geen onduidelijkheid.
Replacement - vervangend fytosanitair certificaat aanvragen
Fytosanitaire certificaten kunnen foutieve of verkeerde informatie bevatten. Ook is het mogelijk dat een fytosanitair certificaat kwijtraakt. U kunt dan, als het fytosanitair certificaat al buiten Nederland is, een vervangend (replacement) certificaat aanvragen. Vanaf 1 januari 2022 gaat dit hele proces digitaal en moet u de aanvraag via mijnNaktuinbouw doen.
Heeft u het originele certificaat nog in uw bezit? Dan kunt u dit certificaat omruilen voor het juiste certificaat. Laatste update: 21-10-2022
Voordat u een vervangend certificaat aanvraagt, maakt u een nieuw certificaat in e-CertNL. Gebruik als inspectielocatie de locatie waar het vervangende certificaat gewaarmerkt moet worden.
Wat vragen we van u?
- Probeer om de noodzaak voor een vervangend fytosanitair certificaat te voorkomen.
- Wanneer u het aanvraagformulier invult, wees er dan zeker van dat uw documenten correct zijn.
- Vul het aanvraagformulier volledig in en zorg dat alle gevraagde documenten bijgevoegd zijn.
Let erop dat er voldoende tijd zit tussen het indienen van het verzoek tot replacement en het moment van waarmerken.
Aanvragen vervangend fytosanitair certificaat
Het aanvragen van een vervangend fytosanitair certificaat loopt vanaf 1 januari 2022 via mijnNaktuinbouw. Dit is de eigen Naktuinbouw omgeving van uw bedrijf. Heeft u nog geen mijnNaktuinbouw login, vraag die dan aan via deze link. Klik in het openingsscherm op 'ik heb nog geen login' en u kunt een login aanvragen.
Bent u ingelogd kunt u via het kopje 'Keuringen' naar het menu 'Import/Export' waar dan het scherm 'vervangend certificaat aanvragen' verschijnt.
Het invullen van het digitale formulier wijst zich vanzelf en staat ook beschreven in Handleiding vervangend certificaat im- en export.
Na het indienen van de aanvraag komt deze in ons systeem en wij nemen hem binnen drie uur in behandeling. U krijgt een terugkoppeling als het afgehandeld is.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Ik heb het certificaat nog in mijn bezit, maar het is toch foutief ingevuld
Dit certificaat kunt u omruilen voor een nieuw certificaat. Maak op gebruikelijke wijze een nieuw (juist) certificaat op en vraag een inspectie aan. Geef tijdens de inspectie het oude foutieve certificaat en het nieuwe certificaat aan de keurmeester. De keurmeester neemt het oude in en waarmerkt het nieuwe. Let wel op de geldigheid van een certificaat.
Ik heb geen gestempeld sjabloon ontvangen, krijg ik deze nog? De keurmeester vraagt hier namelijk altijd om.
Nee, deze ontvangt u niet. De documenten die u gewend was te ontvangen zijn ingeruild voor één goedkeuringsbrief. Alleen als uw fytosanitair certificaat niet in e-CertNL is aangevraagd, ontvangt u nog een gestempeld sjabloon.
Mijn aanvraag is afgekeurd, moet ik deze nu opnieuw indienen?
Ja, wij proberen zoveel mogelijk deze situatie te voorkomen en met u samen te werken zonder uw aanvraag af te keuren. Mocht dit echter wel het geval zijn, moet u uw aanvraag opnieuw doen.
Kan ik meerdere vervangende certificaten in één keer aanvragen?
Nee, dat kan niet. Voor elk certificaat moet u een aparte aanvraag indienen.
Mijn reden voor de aanvraag staat niet genoemd tussen de keuzes, wat betekent dit voor mijn aanvraag?
U kunt zelf uw reden specificeren in het vrije tekstveld. Als het voor ons niet duidelijk is, nemen we contact op met u.
Wat zijn de contactgegevens van de andere keuringsdiensten?
- KCB (groente- en fruit, potplanten en snijbloemen): www.kcb.nl, kcb@kcb.nl, (088) 308 82 00
- NAK (landbouwgewassen en aardappelen): www.nak.nl, nak@nak.nl, (0527) 635350
- BKD (bloembollen): www.bkd.eu, info@bkd.eu, (0252) 43 30 63
Ik wil mijn certificaat laten waarmerken op het kantoor Naktuinbouw. Kan dat?
Dat kan. Kiest u in de inspectie dan voor de inspectielocatie ‘waarmerken kantoor Naktuinbouw FZI’. Alle onderliggende documenten stuurt u wél per e-mail door. Let op: de aanvraag moet vóór 15:00 uur aangevraagd zijn om dezelfde dag afgehandeld te worden. Aanvragen die na 15:00 uur binnenkomen, worden de volgende dag afgehandeld
De inspectielocatie staat niet aan mijn bedrijf gekoppeld en/of komt niet voor in e-CertNL. Hoe kan ik dat regelen?
Dit kunt u melden bij de planning via het digitale formulier. Zij voegen de locatie dan toe. Hier gaat echter wel een nachtrun overheen. De locatie is dan de volgende dag te gebruiken.
Is het tijdig maken en inspectie aanvragen via CLIENT import / e-CertNL voldoende om een inspectie buiten de reguliere tijden door te geven?
Nee. Aanvragen voor inspecties buiten de reguliere tijden dient u altijd per e-mail in bij de planning.
Ik wil mijn inspectie verplaatsen of annuleren. Kan dat via e-CertNL?
Nee. In e-CertNL worden exportinspecties aangevraagd. Echter het verplaatsen of annuleren van de inspectie aanvraag kan niet via e-CertNL. Dit dient u bij de planning te doen. Dit kunt u doen door het invullen en versturen van het digitale formulier op onze site. Dat maakt de verwerking voor de planning makkelijker en minder foutgevoelig. U hoeft maar een paar velden in te vullen en op verzenden te drukken.
TIP: plaats de link op uw bureaublad.
Hoe maak ik in e-CertNL duidelijk dat het om een vervangend certificaat gaat?
Kopieer de aanvraag van het te vervangen certificaat. Voer eventueel de wijzigingen door, sla die op en open op tabblad ‘documenten’ keuzevelden. Voer hier het certificaatnummer en de waarmerkdatum van het te vervangen certificaat in.
Wat is de geldigheid van de voorraadkeuring?
De geldigheid van de voorraadkeuring voor verse planten en plantmateriaal is acht dagen. Voor ingevroren product is dat één jaar.
Waarom valt een bepaalde orderregel niet door (status groen/ akkoord) in CBN vanuit CKB?
Vaak als een orderregel niet op status groen/ akkoord valt in CBN dan zit er een verschil in de productnaam en-of de exporteiskenmerken komen niet overeen. Zaak is om hier goed op te letten. Dit moet één op één overeenkomen in CBN en CKB
Wat wordt verstaan onder voorraad?
Een in voorraad gereedstaande hoeveelheid exportklaar product (bijvoorbeeld potplanten/ snijbloemen/ boomkwekerijproducten/ stekken/ groenten of fruit), die bij elkaar ter inspectie wordt aangeboden. De voorraad product bestaat uit de opgegeven partij(en) in het voorraadregister e-CertNL (dit zijn de orderregels). Deze kunnen gekeurd worden als ze in hal exportklaar staan maar, onder bepaalde voorwaarden, ook in de kas of het compartiment.
Is voorraadkeuring ook mogelijk buiten op het veld?
Momenteel is het alleen toegestaan op planten die klaar staan voor export of binnen in een kas of compartiment. Er wordt gekeken of in de toekomst, onder bepaalde voorwaarden, ook voorraadkeuringen buiten op het veld kunnen worden toegestaan. Zodra hier meer over bekend wordt dit kenbaar gemaakt.
Voor ons zou het beter zijn de producten al in voorraad te laten inspecteren? Is dat mogelijk?
Er is gewerkt aan een regeling die het mogelijk maakt om voorraad te inspecteren en af te boeken via het voorraadkeuringensysteem van e-CertNL. Aanmelden hiervoor kan via het digitale aanvraagformulier. De afspraken worden dan besproken en vastgelegd. Deze voorraadkeuringen moet u wel via het voorraadkeuringensysteem e-CertNL aanvragen.
Er wordt gesproken over 'bepaalde voorwaarden' om aan de erkenningsregeling deel te nemen. Waar moet ik dan aan denken?
De Voorwaarden erkenningsregeling voorraadkeuringen 1.2 gaan vooral over de traceerbaarheid, het gebruik van het voorraadkeuringensysteem e-CertNL en fytosanitaire garanties. Aanvullend worden er afspraken gemaakt over de uitvoering en organisatie van de exportinspectie.
Is deelnemen aan de erkenningsregeling de enige manier om voorraad te laten keuren voor VK?
Ja, alleen door de overeenkomst erkenningsregeling voorraadkeuringen VK aan te gaan is het laten inspecteren van de voorraad mogelijk. Op een andere manier is het niet mogelijk voorraad te laten keuren alles wordt dan per zending/fytosanitair certificaat gekeurd. (uitgezonderd export vaste planten)
Is het gebruik van het voorraadkeuringensysteem van e-certNL de enige manier om de voorraad ter inspectie aan te bieden en af te handelen?
Ja, dat is onderdeel van de voorwaarden. Alleen via dit voorraadkeuringensysteem en e-certNL bomen jonge planten (CBN) is het mogelijk de voorraad te laten inspecteren.
Hoe krijg ik mijn voorraad in het voorraadkeuringensysteem e-CertNL?
De schermen van het voorraadkeuringensysteem zijn vrijwel identiek aan die van de applicatie bomen jonge planten (CBN). Ook hier kunt u handmatig alles invoeren of kiezen voor uploaden vanuit een csv-bestand. Bij aanmelding voor de regeling volgt er een uitleg over de werking van dit systeem.
Moet de exporteur de erkenning aangaan of de eigenaar van de inspectielocatie?
De basis is dat degene die de aanvraag in e-CertNL maakt de houder van de erkenning is. Als de exporteur de erkenning heeft kan hij aangeven waar hij de voorraad gekeurd wil hebben. Maar hij moet wel voor die voorraad aan de algemene voorwaarden kunnen voldoen. Als de inspectielocatie de erkenning heeft moet hij aan de voorwaarden voldoen. Beide is mogelijk. In het voorraadkeuringensysteem kan de aanvrager aangeven wie zijn voorraad mag gebruiken en exporteren.
Een expediteur maakt mijn aanvragen in e-CertNL. Moet deze expediteur dan ook een erkenning hebben?
In dit geval moet de exporteur en de expediteur een erkenning hebben.